DSGVO & Zeiterfassung – So erfasst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter gesetzeskonform

Posted on 27. Januar 2021

Bereits seit dem EuGH-Urteil 2019 ist das Thema „Arbeitszeiterfassung“ in aller Munde. Und auch heute noch sorgt es nach wie vor für hitzige Diskussionen. Laut diesem Gesetz sind nämlich alle Mitgliedsstaaten der EU dazu verpflichtet, die Arbeitszeit der Mitarbeiter systematisch und lückenlos zu erfassen. Und selbstverständlich muss hierbei auch die DSGVO beachtet werden!

Aber wie können Arbeitszeiten nun gesetzeskonform aufgezeichnet werden?

Was sagt das EuGH zur Arbeitszeiterfassung?

Alle Arbeitgeber in den EU-Staaten müssen ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System vorweisen können, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit systematisch gemessen werden kann. Viele mögen jetzt wahrscheinlich denken: Meine Mitarbeiten schreiben ihre Stunden ohnehin im Excel, PDF bzw. per Hand mit, also ist die „neue“ Zeiterfassung für mich kein Thema. Stimmt so aber nicht ganz, denn gerade bei PDFs oder handschriftlichen Stundenzetteln ist die Fehlerquote relativ hoch. Außerdem muss auch die DSGVO-Konformität sichergestellt sein. Also kann ein für alle Mitarbeiter zugängliches Dokument auf dem Server wohl doch nicht die Lösung sein.

Was muss man nun im Rahmen der DSGVO beachten?

Wie bereits erwähnt müssen Arbeitszeiten nicht nur EuGH, sondern auch DSGVO konform erfasst werden. Damit man als Unternehmer hohe Strafen vermeidet ist es wichtig, dass

die Daten gesetzeskonform gespeichert und gelöscht werden.
Da (personenbezogene) Daten nur für den Zweck, für den diese gedacht/gesammelt wurden, genutzt werden dürfen, ist es notwendig die Daten in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität und ihren Zweck zu überprüfen. Falls Daten für den erhobenen Zweck nicht mehr aktuell oder nicht mehr benötigt werden, müssen diese gelöscht werden.
die Rechte der betroffenen (in diesem Fall Mitarbeiter) gewahrt werden.

Die Mitarbeiter haben das Recht, dass sie jederzeit ein Auskunftsbegehren (Auskunft über die gespeicherten Daten) verlangen können. Unternehmer sind verpflichtet Personen binnen 30 Tagen auf Auskunftsanfragen gesetzeskonform zu antworten.
die Daten sicher verschlüsselt sind.
Das Tool zur Zeiterfassung, das du verwendest, sollte gut vor unbefugtem Zugriff geschützt sein!

Wie können Arbeitszeiten DSGVO & EuGH-konform erfasst werden?

Der einfachste Weg um als Unternehmen alle Vorschriften zu erfüllen und dabei nicht zu viel Zeit zu investieren ist die digitale Arbeitszeiterfassung. Damit werden Ungenauigkeiten ausgeschlossen und mit einem übersichtlichen System auch Lücken oder Fehler vermieden. Der zusätzliche Vorteil für Arbeitgeber: Sie haben immer einen Überblick über die Arbeitsressourcen im Unternehmen und können so bessere Geschäftsentscheidungen treffen.

Was soll bzw. muss so ein Tool zur Arbeitszeiterfassung nun beinhalten, damit es auch gesetzeskonform ist?

- Automatische Löschung von Daten nach einer gewissen Frist
- Einfache Erstellung eines Auskunftsbegehrens (schließlich muss dieses 1. schnell zu erstellen und 2. vollständig sein)
- Sichere Verschlüsselung (Software sollte vor Hackern gut geschützt sein)
- EuGh konform (Software sollte ALLE gesetzlichen Beschlüsse berücksichtigen)

Mit ISI Office haben wir eine Arbeitszeiterfassungs- & Projektmanagement-Software entwickelt, die alle Parameter für eine ordentliche Zeiterfassung bereitstellt und noch dazu easy zu bedienen und mobil per App anwendbar ist.

So gelangst du ganz ohne Aufwand zur gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung!

Fazit

Wie man sieht, eine digitale Zeiterfassung mit einer Software wie ISI Office garantiert nicht nur eine gesetzeskonforme Erfassung aller Arbeitszeiten, sondern unterstützt dich auch bei einer effizienten, zeitsparenden und mitarbeiterfreundlichen Gestaltung der Arbeitszeiterfassung.

Also, worauf wartest du noch? Vereinbare gleich einen Termin für eine kostenlose ISI Office Live Demo mit Digital Coach Daniel Lukmann! Er zeigt dir, wie du dein Unternehmen ganz einfach DSGVO und EuGH konform verwalten kannst!

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