Effizientere Projekte mit der Earned Value Analyse

Posted on 19. August 2020

Wie effizient laufen meine Projekte? Sind wir mit dem Aufwand, der Zeit und den Kosten noch im Plan? Wie und wo muss ich entgegen steuern, damit das Projekt noch rechtzeitig abgeschlossen werden kann oder die Kosten noch eingehalten werden können?

Alles Fragen, die sich jeder Projektmanager immer wieder stellt! Und doch erkennen viele erst in der Endphase des Projektes, dass es aus dem Ruder gelaufen ist. Warum? Die Ursache dafür ist häufig mangelndes Controlling! Die Meisten achten bei ihren Projekten zwar noch auf die Einhaltung von Terminen und Meilensteinen, der Aufwand und die Kostenentwicklung wird allerdings häufig ignoriert. Ein hilfreiches Tool zur Überwachung und Steuerung von Projekten ist daher die Earned Value Analyse (EAV).

Aber was ist diese Earned Value Analyse eigentlich? Und wie kann man damit die Effizienz seiner Projekte steigern?

Was ist die Earned Value Analyse eigentlich?

Die EVA (auch Fertigstellungswertanalyse genannt) ist eine weit verbreitete Controlling-Methode bei der mithilfe von Plan- und Ist-Daten Kennzahlen berechnet werden, die den Projektfortschritt hinsichtlich Kosten, Zeit und Leistungsumfang bewerten.

Zum einen dient sie als Frühwarnsystem für Termin- und Kostenabweichungen und zum anderem zum Aufdecken von Risiken und zum Erstellen von Prognosen. Die wichtigste Berechnungsgrundlage ist hierbei der sogenannte Earned Value, also der Fertigstellungswert, der aus der Summe der geplanten Aufwände für den zu einem bestimmten Stichtag erbrachten Leistungsumfang ermittelt wird.

Was bringt mir die Earned Value Analyse?

Viele Projektcontrolling-Verfahren bieten einem lediglich die Möglichkeit eines Soll-Ist Vergleichs der tatsächlichen und geplanten Zeiten, Aufwände oder Kosten. Wie gut das Projekt jedoch wirklich läuft, weiß man häufig leider nicht. Deshalb wird bei der EVA auch der Fertigstellungswert mit in die Analyse einbezogen. So erhält man nämlich eine Aussage darüber, wie viele Arbeitsschritte bereits erledigt sind, und wie viel Zeit man dafür genau benötigt hat. Erst das Verhältnis dieser beiden Größen zueinander bietet einem die Möglichkeit eine verlässliche Aussage über die Effizienz der Projekte zu treffen. Denn nur so kann man zum Beispiel bei drohenden Terminverschiebungen, den Kunden frühzeitig informieren, Maßnahmen zur Gegensteuerung setzen oder vielleicht auch gemeinsam mit dem Kunden Alternativlösungen entwickeln.

Die Earned Value Analyse bietet einem die folgenden Einsatzmöglichkeiten:

Überwachung der Termintreue
Überwachung der Kostentreue
Prognose der voraussichtlichen Gesamtkosten des Projekts
Prognose des voraussichtlichen Endtermins des Projekts
Steuerung von Projekten auf Programm- und Projektportfolio-Ebene
Frühwarnsystem für Projektcontrolling

Wenn man als Projektleiter weiß, wo man mit einem Projekt steht, hat man darüber hinaus auch den Vorteil, dass man seinen Mitarbeitern den Stand der Dinge transparent vor Augen führen kann – was diese in der Regel zu einem höheren Verantwortungsbewusstsein und zu mehr Leistungsbereitschaft anspornt.

Wie funktioniert die Earned Value Analyse?

Die EVA kann für jedes Arbeitspaket eines Projektes berechnet werden. Um den Earned Value (EV), also den Fertigstellungsgrad eines Projektes zu berechnen, werden zwei Größen verwendet: der geplante Aufwand (PV) und der Fortschritt (PC).

Als Formel ergibt sich dadurch: EV = PC*PV

Zusätzlich zum Earned Value ist die Kosten- und Zeiteffizienz eines Projektes von großer Bedeutung. Denn so erkennt man, ob das Projekt an einem bestimmten Tag kosteneffizient ist und ob man zeitlich noch im Plan liegt.

Grundsätzlich geht man bei der EAV wie folgt vor:

1. Plan-Daten zum gewählten Stichtag erfassen
– Diese Daten entnimmt man in der Regel der aktuellen Projektplanung

2. Ist-Daten ermitteln
– Inwieweit sind die geplanten Leistungen in Menge und Qualität erbracht worden (Fertigstellungsgrade der einzelnen Arbeitspakete sowie des Gesamtprojekts)?
– Welche Kosten sind bisher für die Erstellung der Leistungen angefallen?

3. Leistungsfortschritt messen

Zu beachten gilt es allerdings, dass man die Projekte mit einem unvollständigen oder fehlerhaften Projektplan nur schwer überwachen kann. Daher sollte man schon bei der Planung daran denken, dass der Projektplan die folgenden Voraussetzungen erfüllt:

Realistische Terminplanung
Klar definierte Arbeitspakete (Aufgaben)
Die Ergebnisse der einzelnen Arbeitspakete müssen messbar beschrieben werden.
Genaue Definition der einzelnen Aufgaben, die für jedes Arbeitspaket durchzuführen sind
Ferner müssen auch die Menge der benötigten Einsatzmittel sowie ihre Kosten möglichst realistisch geschätzt werden.